Standardiser la demande est l'un des éléments clés pour réussir un groupement de commandes. « Simplifier et épurer au maximum le cahier des charges est un gage de réussite. Il faut harmoniser la demande et réduire le plus possible le nombre d'options », explique Jean-François Rétière, vice-président en charge des transports à Nantes métropole, qui a créé récemment avec Angers Loire métropole un groupement d'achats pour des bus hybrides. « Il faut avoir abordé ensemble tous les points techniques (nombre de portes, emplacement des manettes et autres boutons, etc.) pour s'accorder sur un cahier des charges », renchérit Bernadette Caillard-Humeau, son homologue à Angers.
Car les collectivités s'engagent sur le même produit. Et ce n'est pas toujours facile. « Un bus, ce sont de nombreuses spécifications techniques et chacun a ses habitudes. Par exemple, Toulouse ne rejoindra probablement pas notre groupement à cause d'une divergence sur le nombre de portes, Saint-Brieuc non plus car les bus commandés sont articulés », illustre Sandrine Dérouet, en charge de la partie administrative du cahier des charges à Angers. Car, une fois le cahier des charges rédigé, ceux qui arrivent ensuite doivent se conformer aux désirs des premiers. « Il faut avoir en tête dès le début que la meilleure offre globale ne sera pas la meilleure pour chacun. La collectivité ne décide plus seule, ce qui constitue indéniablement une perte de souveraineté », analyse Victor Antonio, de Brest métropole océane (BMO), coordonnateur de quatre opérateurs (Lorient, Quimper, BMO et Keolis) pour un marché de billettique. Le groupement de commandes exige d'afficher une solidarité et implique de négocier sur tous les points. « Il faut s'astreindre à résoudre au préalable tous les sujets de conflits potentiels. Cela demande du temps et de nombreuses réunions », déclare Yvon Puil, de la Semtram de Brest, coordonnateur du groupement de commandes avec Dijon pour les tramways.
Autre point important : rédiger une convention entre les parties. Elle désignera un coordonnateur qui représentera les collectivités impliquées et aura tous pouvoirs de décision. « Il faut être blindé de ce côté-là, car les industriels peuvent être tentés de jouer la carte de la division », prévient Yvon Puil. Enfin, il est utile de partager les tâches. Par exemple, Nantes s'occupe du cahier des charges techniques, Angers de l'administratif. Et c'est d'autant plus facile que les collectivités sont proches géographiquement et que les techniciens se connaissent bien. « Nous avons l'habitude de travailler ensemble ; un réseau existe entre les deux villes, le premier groupement remontant à environ dix ans », illustre Sandrine Dérouet. « Les élus avaient également une volonté commune », insiste Bernadette Caillard-Humeau. Il est aussi plus facile de travailler en binôme : plus on est nombreux, plus c'est difficile. Mais, au final, c'est payant : Brest et Dijon ont réalisé 24 % d'économies sur le budget matériel roulant.
