Conclure un contrat de partenariat impose une discipline de fer. Pour Alain Thirion, directeur général des services de la ville de Menton, ce n'est pas la phase de consultation des entreprises, dite de dialogue compétitif, qu'appréhende le plus les élus, mais celle de l'évaluation préalable au recours au contrat. « Elle est sensible politiquement, car si le projet de recours au privé est retoqué, c'est pain bénit pour l'opposition. » L'ordonnance de 2004 impose en effet à la personne publique de justifier le recours au contrat de partenariat en démontrant soit « l'urgence objective à rattraper un retard préjudiciable » dans un secteur ou une zone donnée (ce qui a fait jurisprudence pour le premier collège construit en PPP à Villemandeur), soit que « en raison de la complexité du projet, elle ne peut définir objectivement les moyens techniques pouvant répondre à ses besoins (cas du tram-train de la Réunion) ou établir le montage financier ou juridique (rénovation du zoo de Vincennes) ». Bien recenser ses besoins nécessite une comparaison des coûts prévisionnels et hypothèses de financement du projet, du calendrier et de la performance attendue en termes notamment quantitatifs. Sans oublier une phase qui tend à justifier le surcoût du montage en PPP sur des formules classiques : celle de l'identification et du partage des risques qui seront supportés in fine par le partenaire et détermineront en grande partie sa rémunération. Transférer une bonne part des risques est donc un facteur clé de la réussite du contrat. Il nécessite, selon Jean-Marie Maerten, adjoint au maire de Libourne (33) chargé des finances, « d'être épaulé par un conseil extérieur à même d'absorber cette complexité ». Pour confier en PPP la rénovation de son réseau d'éclairage à un groupement de sociétés du groupe Bouygues, le bureau d'études Sogea a appuyé la cité girondine. Mais il peut aussi s'agir d'un cabinet d'avocats, d'une banque ou d'un expert en assurances. Et la facture d'un tel appui est généralement salée. A fortiori si ces experts accompagnent la collectivité durant le dialogue compétitif pour négocier à armes égales les termes du contrat. Avant cela, un autre document, l'avis d'appel à candidatures, doit être soigneusement préparé et fixer le nombre de candidats, en général de trois à cinq. Et la commission consultative des services publics locaux (CCSPL) consultée avant l'envoi aux entreprises du dossier de candidature. Celui-ci comprend le projet de contrat, un règlement de la consultation sur lequel on ne peut plus revenir et une matrice des risques aidant à départager plus facilement les concurrents. S'engage alors le dialogue avec les candidats, face auxquels mieux vaut s'appuyer sur une équipe interne soudée, qui analysera les offres. Il est aussi pertinent d'informer le personnel technique des changements à venir dans le cas de réhabilitation d'équipements et d'associer le reste du personnel. En effet, comme a pu le relever Catherine Vieillard, secrétaire générale de Paris-IV, une université pionnière dans l'expérimentation d'un PPP, « le personnel peut vite se trouver confronté au secret des affaires et doit être prudent dans la façon de s'adresser aux candidats ». Au Sidom d'Antibes, Josette Balden concède qu'« entendre un par un les candidats sans remettre à l'un des informations communiquées par l'autre est une nouveauté pour une collectivité ». Il faut en effet se plier en quatre pour rythmer la discussion, qui se prolongera jusqu'à ce que la personne publique estime que les candidats peuvent remettre leur offre finale, qu'ils préciseront lors d'une ultime phase dite de « mise au point ». « C'est là qu'on sent la pression, car la collectivité met subtilement chaque candidat au défi de faire mieux que les autres », témoigne Daniel Boscari, responsable financements de projets à la Spie, qui a conclu un contrat à 10 millions d'euros pour la reconstruction, la maintenance et la gestion du parc d'éclairage public de l'agglomération nouvelle de Sénart. Pour ne pas se perdre en chemin, l'I nstitut de la gestion déléguée ( IGD) a publié en 2007 une charte précisant les règles du jeu de cette procédure de passation, qui dure de six à neuf mois et à l'issue de laquelle les candidats évincés seront éventuellement indemnisés.